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Le mind mapping : Augmentez votre productivité et stimulez votre créativité

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Dans cet article, je vous expliquerai comment et pourquoi l’utilisation du mind mapping peut vous aider à augmenter votre productivité et celle de votre entreprise.

Fermez les yeux et pensez à une banane. Combien de temps avez-vous mis à retrouver ce fruit dans votre tête ? Ce que vous avez imaginé ressemble-t-il plus à l’illustration A ou B ?

banane

Fort à parier qu’en une fraction de seconde vous avez imaginé l’image d’une banane. L’imagination, langage universel de la pensée de l’être humain, fonctionne en mode “visuel” plutôt qu’en mode “textuel”. Lorsque vous voyez du texte, votre cerveau doit d’abord le déchiffrer, pour qu’ensuite votre imagination puisse le projeter et s’en faire une représentation : un processus en deux étapes. D’un autre côté, lorsque vous voyez une image, l’imagination accède immédiatement à la représentation et est déjà prête à créer des liens avec d’autres idées, comme “jaune”, l’odeur d’une banane, son goût, la réflexion “ah, j’ai faim” !

Mais ne vous en faites pas, il ne s’agit pas ici d’un autre article de blogue sur les vertus de la banane ! Votre cerveau et votre imagination fonctionnent d’abord en images et les idées naissent des liens qui sont formés entre elles. Si je vous disais qu’il existe un outil qui permet d’explorer, de créer et de structurer de nouvelles idées d’une façon qui colle naturellement avec le fonctionnement de votre cerveau, seriez-vous intéressé ? Une fois la technique maîtrisée, les utilisations sont multiples : prendre des notes, effectuer un brainstorming, organiser ses tâches, résumer une rencontre, apprendre ou étudier, trouver des solutions “outside of the box” à un problème complexe, et plus encore.

Qu’est-ce qu’une carte heuristique ?

Une carte heuristique (ou mind map) est une représentation visuelle de plusieurs idées liées entre elles autour d’un sujet. L’idée principale est au centre, puis des branches vers les idées secondaires sont disposées autour, lesquelles se subdivisent à nouveau vers des idées connexes, et ainsi de suite. Les idées sont exprimées par un nombre très restreint de mots (1 à 3) et les branches qui les relient font partie intégrante de la signification du schéma en question

Voici un exemple simple :

L’entreprise “Go Pieds » se spécialise dans la confection de chaussures pour enfants. Elle est déjà reconnue au Québec et veut développer le marché de l’Ontario, avec un nouveau produit exclusif, un soulier qui s’illumine et qui vibre lorsqu’un Pokémon est à proximité. Go Pieds est le distributeur exclusif au Canada de ce produit. Au Québec, sa clientèle la plus importante est constituée des mères âgées entre 25 et 45 ans. L’entreprise se distingue par son personnel qui a une connaissance approfondie des produits pour être en mesure d’en expliquer les subtiles différences et permettre à la clientèle d’effectuer un choix éclairé. Les ventes en lignes directement par les manufacturiers lui rendent la vie difficile.

Voici le même contenu, mais sous forme de carte :

mindmap-exemple

Plus qu’un simple schéma

Pour organiser leurs idées, les gens ont souvent recours à des listes. J’aime aussi les listes, ça fonctionne bien, mais les cartes heuristiques permettent d’aller beaucoup plus loin avec moins d’effort. Les sujets dans un mind map sont représentés avec des mots, mais aussi des images et des lignes qui les relient entre eux, ce qui permet de stimuler le côté gauche et le côté droit du cerveau. Les deux hémisphères se lancent la balle, permettant ainsi de retenir plus facilement ce que vous y mettez, et surtout, en augmentant votre potentiel créatif. Les bénéfices sont multiples :

  • Permet d’avoir une vue d’ensemble d’un sujet, tout en présentant un grand volume d’information et de détails;
  • Permet de rassembler un grand nombre d’idées et d’ensuite les organiser afin d’en faciliter la compréhension ou la comparaison ;
  • Ne contenant que quelques mots par branche, implique la création de sous-branches pour approfondir une idée, et ainsi, encourage naturellement la recherche de nouvelles idées connexes.
  • Stimule l’intelligence visuelle et permet d’utiliser une autre forme de pensée en incitant à l’exploration de différents chemins créatifs.
  • Épouse votre façon de réfléchir. Outre quelques concepts de base, il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon d’utiliser les cartes heuristiques ; il est libre à vous de développer ce qui fonctionne le mieux avec votre façon de penser.

Comment améliorer la productivité en entreprise avec le mind mapping ?

Le mind mapping constituant un outil pouvant autant être personnel que collaboratif, ses applications en entreprise sont très nombreuses.

Prise de notes

Il y a environ 5 ans, je me suis initié au mind mapping en l’utilisant d’abord comme un outil de prise de notes. Lors d’une rencontre avec un client ou avec un membre de l’équipe, j’ai entrepris de laisser tomber le carnet de notes traditionnel et même mon fidèle Evernote pour utiliser les mind maps. Au début, mes cartes ressemblaient à mon carnet de notes, c’est-à-dire peu de branches et beaucoup de texte sur chaque branche pour expliquer le sujet que je notais. Je ne voyais pas l’utilité d’avoir mes paragraphes de textes autour du sujet central sur une carte plutôt que d’avoir ces mêmes paragraphes sur une page, les uns à la suite des autres. Mais par la suite, j’ai commencé à résumer par un ou deux mots ce que je voulais noter et lorsque c’était insuffisant, à créer des branches en-dessous pour continuer l’explication. Et BOOM ! Ce changement dans ma façon de faire eut un effet boule de neige. Cette structure me permettait de revenir sur un sujet à un plus haut niveau pour ajouter des informations sur ce sujet, plus tard dans la rencontre ou dans une autre. Mes notes sont ainsi devenues évolutives tout en restant très bien structurées. Et lorsqu’une rencontre impliquant des discussions un peu chaotiques a lieu, cette technique s’avère très rapide après coup ; elle me permet de réorganiser les branches pour que la structure puisse faire plus de sens, et ce, une fois que j’ai saisi la vue d’ensemble du sujet.

Brainstorm

La carte heuristique est naturellement adaptée aux séances de brainstorming, par sa forme qui mimique le fonctionnement des pensées qui viennent en rafale, par association d’idées. Lors de ces séances, on émet de toutes parts des idées sans trop s’arrêter. La dernière chose que l’on veut faire est de procéder par étape et de structurer les idées ; il est au contraire question d’élargir nos horizons et d’abolir les limites. En projettant sur un écran visible de tous le mindmap durant une séance de brainstorming, ça permet de capturer les idées de chacun, mais aussi d’approfondir une idée plus intéressante, puis de revenir à une autre. Enfin, il est facile à la clôture du brainstorm de réorganiser les idées dans la carte pour structurer le tout après coup.

S’organiser

Fort à parier que vous avez plein de choses en tête et vous vous arrêter pour prendre en note quelques idées et ainsi faire de l’ordre dans tout ça. Cette situation vous rappelle quelque chose ? Pour palier à celle-ci, les listes de type “to do” seront rapidement considérées. Un mind map est intéressant pour réaliser ces listes parce qu’il permettra de hiérarchiser vos tâches et rappels, d’y attacher des liens, des images, des documents et d’avoir tout en un seul endroit. Et surtout – surtout – plutôt que d’avoir une liste de choses à faire devant vous, longue d’1km, vous aurez accès à un schéma qui peut s’ouvrir niveau par niveau, vous permettant de rester concentré sur ce qui est le plus important d’abord, tout en ayant toute l’information qui s’y rattache en ouvrant des branches en-dessous. Le mind map est avant tout un outil reconnu pour la gestion de projet. Personnellement, je préfère l’utiliser pour mon organisation individuelle et me fier aux plateformes déjà cadrées pour la gestion de projet lorsqu’il est question d’implication de plusieurs intervenants. Mais somme toute, le mind map demeure toujours mon outil de départ pour clarifier le projet, le décortiquer et le structurer.

Trouver des solutions

Lorsque nous sommes confrontés à des problèmes complexes, la solution se trouve souvent “en dehors de la boîte”. Être créatif, innover, faire preuve d’ouverture et être en mesure de comparer plusieurs avenues, sont de bonnes pistes pour identifier la bonne solution. Dans de telles situations, je vous encourage fortement à essayer de faire le point avec un mind map ; vous serez surpris des résultats !

Par où commencer

Concrètement, il est possible de faire une carte heuristique avec une feuille et un crayon. Mais soyons honnêtes, ça manque cruellement d’efficacité. L’utilisation d’un logiciel permettra d’attacher des images, des liens, des documents à des branches, en plus de réorganiser les idées simplement en cliquant dessus et en les déplaçant sur un autre sujet. Si vous êtes de la génération de ceux qui tapent plus vite qu’ils n’écrivent à la main (je plaide coupable !), ce sera naturellement plus rapide avec un logiciel. Chaque logiciel offre des fonctionnalités et un rendu visuel différents. Voici les principaux critères de sélection d’un logiciel de mind map que j’ai pu identifier au fil de mes expériences :

  • Rendu visuel : Ce critère est très important. La force des mind maps repose en grande partie sur le fait que ça offre une représentation visuelle d’un sujet et que notre cerveau l’assimile mieux ainsi. Aussi efficace et fonctionnel qu’il soit, un logiciel qui génère des cartes visuellement désagréables ne remplira pas sa fonction.
  • Raccourcis clavier : Il faut que ce soit efficace. L’utilisation de la souris devrait être minimal grâce aux raccourcis clavier pour créer une nouvelle branche, changer l’ordre d’une branche ou même subdiviser un sujet en deux branches. Maîtrisant les raccourcis clavier, mes clients sont souvent impressionnés avec la rapidité avec laquelle je résume leur brief avec un mind map clair, en temps réel pendant la discussion. Apprenez vos raccourcis !
  • Format d’export et partage : À moins que vous ne viviez que dans votre bulle, le mind map deviendra rapidement un outil de collaboration important. Il faut donc être en mesure de le partager avec vos collègues et collaborateurs, pouvoir l’intégrer dans une présentation ou y travailler en groupe.

Des logiciels natifs et des plateformes web existent en grand nombre pour faire des mind maps. Voici mes favoris :

  • iThoughtx. Mon grand favori, roule sur Mac et sur iPad.
  • iMindMap, par Tony Buzzan. Tony Buzzan est l’homme qui a brandé le mot Mind Map et a consacré une grande partie de sa vie à le promouvoir. Excellent logiciel compatible Mac et Windows.
  • Mindmeister. “Web based”, il est donc accessible de n’importe quelle plateforme. Un peu plus fastidieux pour la création de mind map à cause des raccourcis claviers et le rendu visuel qui rendent l’expérience un peu moins agréable
  • MindManager. Outil très populaire qui existe depuis longtemps. Fonctionne sur Mac et Windows.

Ne me croyez pas sur parole

Faites vos expériences et osez faire le pas. Carte heuristique, carte mentale ou mind map ; adoptez le terme qui vous convient le mieux, téléchargez un logiciel et essayez de faire un mind map pour prendre vos notes lors de votre prochaine réunion ! Trouvez l’approche et l’utilisation qui vous convient le mieux en ne vous arrêtant pas à votre première tentative. Je vous encourage à respecter les concepts de base au début et à adapter le tout par la suite, au fur et à mesure que vous allez développer votre méthode d’organisation des sujets dans vos cartes. Le mind mapping, c’est la vie. Amen.